1. Reikwijdte
Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens wanneer u:
- Onze website bezoekt of formulieren gebruikt.
- Contact met ons opneemt via WhatsApp, sociale media of digitale kanalen.
- Onze Chat Bot gebruikt (op de website of via WhatsApp).
- Tandheelkundige zorg aanvraagt of ontvangt in onze praktijk.
- Afspraken maakt, herinneringen ontvangt of betalingen beheert.
2. Wettelijk kader
Wij verwerken gegevens overeenkomstig de Landsverordening bescherming persoonsgegevens (LBP) van Curaçao (van kracht sinds 1 oktober 2013) en, waar van toepassing, overeenkomstig de GDPR/AVG (bijvoorbeeld als wij diensten aanbieden aan personen in de EER of metingen/tracking uitvoeren die op dat gebied zijn gericht). *
GDPR = General Data Protection Regulation (EU) 2016/679.
AVG = Algemene verordening gegevensbescherming (Nederlandse benaming van dezelfde GDPR).
3. Gegevens die wij verwerken
Afhankelijk van het kanaal kunnen wij verwerken:
- A) Identificatie- en contactgegevens: Voor- en achternaam, geboortedatum, adres, e-mail, telefoon, document/ID (indien van toepassing), noodcontact.
- B) Gezondheidsgegevens (gevoelig): Tandheelkundig dossier, diagnoses, röntgenfoto’s/beelden, behandelingen, allergieën, medicatie, klinische notities en verloop.
- C) Administratie en facturatie: Offertes/begrotingen, facturen, betalingen, verzekeringsgegevens (indien van toepassing).
- D) Technische gegevens (web/analyse/cookies): IP-adres, browser/apparaat, cookies en identificatoren, navigatiestatistieken.
- E) Berichtenverkeer (Chat Bot/WhatsApp): Inhoud van berichten die u verzendt (ook als u klinische gegevens deelt).
Aanbeveling: Stuur geen gevoelige klinische foto’s, volledige documentnummers of zeer gedetailleerde medische informatie via Chat Bot/WhatsApp. Daarvoor kunnen wij een alternatief kanaal aangeven.
4. Doeleinden
Wij gebruiken uw gegevens voor:
- Tandheelkundige zorg (evaluatie, diagnose, behandeling en nazorg).
- Afspraak- en zorgbeheer (planning, bevestigingen, herinneringen, verzetten).
- Administratie en facturatie.
- Kwaliteit en patiëntveiligheid (interne verbetering en kwaliteitscontrole).
- Chat Bot (web/WhatsApp): algemene vragen beantwoorden, informeren over diensten en het plannen/zorgproces vergemakkelijken.
- Wettelijke naleving (gezondheids-, fiscale of bevoegde autoriteitsverplichtingen).
- Marketing (alleen indien van toepassing en/of met toestemming, altijd met afmeldmogelijkheid).
5. Rechtsgronden
- Zorgrelatie / levering van gezondheidsdiensten (en de administratieve afhandeling).
- Naleving van wettelijke verplichtingen.
- Toestemming, indien van toepassing (bijv. marketing; niet-noodzakelijke cookies; bepaalde Chat Bot-processen).
- Gerechtvaardigd belang (websitebeveiliging, misbruikpreventie, operationele verbeteringen), afgewogen tegen uw rechten.
6. Chat Bot en WhatsApp: gebruiksvoorwaarden en vertrouwelijkheid
- De Chat Bot vervangt geen klinisch consult en is niet bedoeld voor noodgevallen.
- De Chat Bot neemt geen geautomatiseerde klinische beslissingen met rechtsgevolgen zonder menselijke tussenkomst.
- Gesprekken kunnen worden vastgelegd voor: (i) afhandeling van uw verzoek, (ii) beveiliging en misbruikpreventie, (iii) verbetering van de dienstverlening.
- Als u klinische informatie deelt, kunnen wij het gesprek doorverwijzen naar een geschikter kanaal of u vragen contact op te nemen met de praktijk.
WhatsApp (Meta Platforms)
- Wanneer u ons via WhatsApp schrijft, worden uw gegevens ook verwerkt onder de voorwaarden en het beleid van WhatsApp/Meta, als berichtenplatform.
- Wij kunnen de werking of gegevensbewaring door WhatsApp/Meta buiten onze systemen niet garanderen; daarom raden wij aan geen zeer gevoelige klinische informatie via WhatsApp te versturen.
7. Systemen en opslag (interne server)
Ons hoofd-systeem voor patiëntbeheer is RH Software (softwareleverancier: ing. Ricardo Hernández).
De Chat Bot en klinische/administratieve gegevens worden voornamelijk beheerd op onze interne server in de praktijk, met rolgebaseerde toegangsbeperkingen en beveiligingsmaatregelen.
8. Cookies, Google Analytics en Meta Pixel
Onze website kan gebruiken:
- Noodzakelijke cookies (werking van de site).
- Google Analytics (cookies/identificatoren voor gebruiksmeting).
- Meta Pixel (cookies/identificatoren voor meting en campagnes).
Volgens de Europese benadering vereisen niet-noodzakelijke cookies (analyse/marketing) doorgaans toestemming vóór activering. Daarom gebruiken/implementeren wij een cookiebanner zodat u kunt accepteren of weigeren.
9. Ontvangers en verwerkers (met wie wij gegevens delen)
Wij delen gegevens alleen wanneer nodig met:
- Geautoriseerd praktijkpersoneel (tandartsen, assistenten, administratie).
- Dienstverleners (verwerkers), bijvoorbeeld: RH Software; web-/e-mailhosting; cybersecurity en back-ups (indien van toepassing).
- Google (Analytics) en Meta (Pixel) alleen als u toestemming geeft voor die cookies.
- Berichtenproviders (WhatsApp) wanneer u dat kanaal kiest.
- Laboratoria, specialisten, verzekeraars (indien van toepassing) uitsluitend voor uw behandeling/afhandeling.
- Autoriteiten, wanneer er een wettelijke plicht is.
10. Internationale doorgiften
Bij gebruik van mondiale technologieproviders (bijv. Google, Meta/WhatsApp) kan verwerking overdrachten en/of toegang vanuit landen waar deze providers opereren omvatten. Wij passen waar van toepassing redelijke waarborgen toe (contractueel en technisch).
11. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens alleen zolang als nodig en volgens toepasselijke verplichtingen.
Als referentie in lijn met de standaard van het Koninkrijk der Nederlanden worden medische dossiers minimaal 20 jaar bewaard vanaf de laatste wijziging van het dossier, tenzij een klinische noodzaak of toepasselijke norm langer bewaren rechtvaardigt.
Chat Bot-gesprekken worden beperkt bewaard voor zorg/beveiliging/verbetering en daarna verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wettelijk vereist.
12. Beveiliging en vertrouwelijkheid
Wij passen redelijke technische en organisatorische maatregelen toe:
- Rolgebaseerde toegang en geheimhouding door personeel.
- Beveiliging van de interne server, back-ups, updates en controles.
- Dataminimalisatie en toegangsbeperkingen tot klinische gegevens.
13. Rechten van betrokkenen
U kunt verzoeken (volgens LBP en, indien van toepassing, GDPR):
- Inzage, rectificatie en actualisering.
- Verwijdering waar toepasselijk, beperking of bezwaar in bepaalde gevallen.
- Intrekking van toestemming (wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd).
Uitoefenen van rechten: schrijf naar ceocurazao@gmail.com en voeg minimale informatie toe om uw identiteit te verifiëren.
14. Wijzigingen van dit beleid
Wij kunnen dit beleid bijwerken. Wij publiceren de geldende versie met de datum van bijwerking.
